Compte rendu d'AG

Evilgate
Compte rendu de l’Assemblée Générale du 12 novembre 2005



1) Présents (membres du CA)

- Imposti Florent
- Menet Simon
- Hauser Guy
- Chamare Fabien
- Drevard Simon
- Amalya
- Voyard Johanny
- Voyard Maxime

2) Bilan moral

Objectifs atteints : une soirée organisée et un GN de deux jours / deux nuits, des joueurs contents : un bilan moral positif.

3) Bilan financier

Il reste actuellement sur le compte 60 euros, deux factures restent à payer, le bilan est négatif, l’association n’a actuellement pas de quoi renouveler son assurance.
La priorité est donc de régler ces dettes puis de régler l’assurance. Le budget nourriture est équilibré, l’association arrive à gérer les dépenses que nécessite l’organisation d’un GN grâce aux inscriptions mais ne fait pas face aux dépenses inhérentes à toute association et régulières : timbres, photocopies, encre, etc. Un système d’adhésion va donc être mis en place.

4) Mise en place d’un système d’adhésion

A partir du premier janvier va être mis en place un système de cotisation qui permettra de régler les problèmes immédiats de trésorerie.
L’adhésion s’élève à 15 euros et doit être réglée en plus des frais d’inscriptions, elle est valable un an, et permet à la participation de tous les GN organisés. Cette adhésion est obligatoire pour accéder au statut de membre de l’association, les joueurs, organisteurs et pnj doivent donc la payer à même hauteur. Les membres du CA ainsi que les organisateurs s’engagent à la régler dès le mois de janvier afin de permettre une entrée financière rapidement. Les joueurs la régleront en même temps que les frais d’inscriptions.

5) Renouvellement du Conseil d’Administration

Démissions : - Menet Michel
- Voyard Joanny

Candidature : - Canever Dominique : 19 voix : élue
- Saby Thomas : 9 voix
- Thoniel Camille : 16 voix : élue
6) Election du bureau

Démission : - Chamaret Fabien (Trésorier)
- Imposti Florent (Président)
- Menet Simon (Vice président)
- Voyard Joanny (Vice président)
- Voyard Maxime (Secrétaire)

Candidature : - Président : Imposti Florent élu à l’unanimité
- Vice président : Menet Simon élu à l’unanimité
- Vice président : Hauser Guy élu à l’unanimité
- Secrétaire : Thoniel Camille élue à l’unanimité
- Vice secrétaire : Canever Dominique élue à l’unanimité
- Trésorier : Drevard Simon élu à l’unanimité
- Vice trésorier : Chamaret Fabien élu à l’unanimité

Note : Dans les statuts l’association doit réélire son bureau tous les deux ans, la réélection de la totalité du bureau dès maintenant nous permet de ne le réélire que dans deux ans, une fois la nouvelle campagne lancée.

7) Contrat cantonal jeune

Hauser Guy devient le représentant de l’association Evilgate lors des réunions mensuelles du contrat cantonal jeune.

Fonctionnement de l’association

L’association Evilgate possède maintenant deux campagnes et est ouverte à toute proposition de huis clos (dans la mesure où elle l’accepte). Ces deux campagnes parallèles seront gérées par deux équipes de scénaristes indépendantes, mais leur organisation au sens propre du terme sera gérée par des commissions communes (voir 9). La nouvelle commission scénario de Gronno sera sous tutelle des plus anciens organisateurs qui leur apporteront aides et conseils. Les deux équipes auront les mêmes droits, le même accès au matériel, mais l’une des campagnes ne pourra financièrement s’appuyer sur l’autre, elles devront chacune être autonome, et obtenir un bilan équilibré.
Le maximum que l’association organisera sera de deux GN et deux repas par an et un nombre indéfini de huis clos.

9) Les commissions


a) Commissions scénarios

Mission : - Elaborer le scénario global, détaillé, les annexes et les règles.
- Suivre les backgrounds joueurs.
- Gérer les pnjs.
- Préparer les fiches de persos, les cartes de magie, les potions, les fortunes, les documents en jeux.
- Faire le debriefing pour préparer le Gn suivant.

Nouveau monde : - Drevard Simon
- Favier Pierre
- Imposti Florent
- Menet Simon
- Ortega Jérome
- Voyard Maxime

Monde de Gronno : - Cervelin Fanny
- Cheillan Brünnhilde
- Imposti Yannick
- Montfalcon Julien
- Reynier Anthony
- Saby Thomas

Huis Clos Super Héros : - Menet Simon
- Thoniel Camille


b) Commission terrain/sécurité

Missions : -Trouver le terrain.
- Résoudre les problèmes administratifs liès au terrain.
- Vérifier si le terrain est utilisable (eau, fauchage, sécurité, animaux).
- Vérifier la jouabilité (en liaison avec la commission scénarios).
- S’assurer du nettoyage après le GN.

Responsables : - Menet Simon
- Montfalcon julien


c) Commissions Nourriture

Missions : - Budget
- Réalisation
- Menu
- Mise à disposition

Responsables : - Amalya
- S. Chantal
- Hauser Guy


d) Commission logistique

Missions : -Stock
- Transport
- Mise en place / Aménagement site
- Débarrassage


Responsables : - Canever Dominique
- Chamaret Fabien
- Drevard Simon
- Saby Thomas


e) Commissions Décors

Missions : - Décors
- Costumes
- Maquillage
- Monstre

Responsables : - Imposti Florent
- Reynier Anthony

Participants : - Cabane Florian
- Canever Dominique
- Cheillan Brünnhilde
- Imposti Annabelle
- Imposti Yannick
- Montfalcon Julien
- Voyard Françoise
- Sophie (Fred)

10) Projets pour 2006

Trois événements sont actuellement en projet : Une soirée en avril (40 participants, 15 PNJs) et un GN de deux jours / une nuit cette été dans le monde de Gronno. Un huis clos Super Héros (15 joueurs) en début d’année.
Le nouveau monde débutera l’été 2006.

Merci à camitho notre nouvelle secrétaire d'avoir fait ce texte si vite.

Quand à moi, je met ça joli sur le site quand j'ai du temps et les moyens matériels, mais là c'est pas le cas.

Je voulais également rajouter que je veux bien vous donner un coup de main pour ce qui est recherche de financements.

Travaillant au conseil régional PACA à la Culture, je pourrais vous aider dans la galère de l'administation.

Ouais!! On prend, et comme ça on obtiendra le formulaire B12A28, qui donne accès au plan d'accès partiel de financement!!
Sinon, plus sérieusement, ça peut (c'est sur même) être une grande aide pour les financements.