Compte-Rendu de l'AG 2008

Voici le compte-rendu de l'AG rédigé par Dom ; vous pouvez commenter à la suite (je pense entre autres à ceux qui n'ont pas pu être là et qui n'aurait pas tout compris ). J'ai enlevé les noms de famille par souci de confidentialité, j'éditerais le message si certains ont envie d'apparaitre en toute lettre.


Assemblée Générale
Association Evilgate
30 novembre 2008


Bilan financier 

Equipe Gronno :
37 personnes dont 24 joueurs,
Sur ce budget, les repas représentent 66 % du budget le matériel représente 34 %.
À noter : Le budget repas est inversement proportionnel au nombre des personnes.
Ce GN est équilibré.

Equipe Erebe :
79 personnes dont 55 joueurs.
Sur ce budget le problème a été la location du fort, en effet celle-ci a été répartie sur 80 joueurs, et il n’y en a eu seulement 55. L’équilibre a été faite avec le budget repas.
Sur ce budget, les repas ont représenté 45 % du global alors que le matériel en représente 40 %.
Ce GN est bénéficiaire.
À ce jour l’association est bénéficiaire, même en ayant fait des investissements cette année : matériel pour la logistique et la cuisine.
Dans le cadre de la centralisation de l’organisation, les budgets minimum seront préparés par les membres du bureau, les équipes orgas pourront les augmenter mais pas descendre en dessous.
Seront inclus dans ce calcul tous les éléments d’organisation : location de véhicule, frais divers (assurances, matériel type cuisine…)

Bilan moral 


A partir de 2009 : une partie de l’organisation sera centralisée vers le CA :
1.le budget, gestion et préparation responsable Sham
2.La logistique, responsable Dom, après le constat que la dispersion des moyens est une erreur en matière de logistique nous revenons vers une centralisation.
3.Les inscriptions administratives.

Evilgate à l’heure actuelle tourne avec deux mondes donc deux équipes d’orgas, seul Dom et Florent sont organisateurs dans les deux équipes.

Equipe Gronno,
Annulation en 2006 pour cause de météo annulation en 2007 par manque de joueurs et un GN en juillet 2008 avec 37 personnes.
L’équipe d’orgas : Thomas, Julien, reynio, Fanny, Max et Yannick, avec en appui flo et Dom

Équipe erebe :
Trois ans de préparation pour un gène en octobre 2008 avec 79 personnes
Équipe orga : saï, Flo, pedro, sham, vestre, je, dom, mickey.

Ces deux GN se sont bien passés, les catastrophes ont été gérées efficacement par les équipes orga. Félicitations à ces deux équipes.
Conclusion : deux GN dans l’année et 2 GN réussis sans déficits et avec investissements matériels.

Renouvellement des membres du conseil d’administration 

Depuis la précédente assemblée générale quatre membres ont démissioné : camito, Amalya, Simon, et Max.
Sham qui était trésorier adjoint est devenu trésorier de fait, et dom secrétaire adjointe est devenue secrétaire de fait.

Le conseil d’administration a décidé d’équilibrer son équipe interne en faisant entrer au conseil d’administration 2 orgas de l’équipe erebe et 2 orgas de l’équipe Gronno.
Rappel : les postes à pourvoir ne sont pas réservées aux orgas mais ouvert à tout membre de l’association ayant réglé sa cotisation.
Petite mise au point à la demande d’amalya : il n’y a pas quatre orga erebe dans le bureau actuellement, Sham est au budget, Dom à la logistique et Flo est orga erebe et gronno. Florent et dom sont orga des deux mondes .Guytou est notre représentant dans les réunions administratives diverses. Il n’y a qu’un orga erebe actuellement dans le bureau : c’est Saï.
Dom rappelle la nécessité de travailler dans une association et de respecter la structure centrale : logistique, budget, communication, inscriptions.

Candidature au CA :
Jérôme
Fanny
Anthony
Julien

C’est quatre candidatures sont acceptés à l’unanimité.
Le nouveau CA se retire et renouvelle le bureau dans ses fonctions :
Florent président
Simon et Guy : vice président
Sham : tresorier
Dominique secrétaire


Questions diverses 

Mise en place des commissions :
Petit rappel : les membres des commissions sont responsables de l’organisation sur le GN, référent sur le site.

1.Commission logistique : Dom, Mickey (orga erebe et joueur gronno) et Fanny (orga gronno et joueur erebe), responsable Dom.


2.Commission de gestion des informations : (sites Internet, wiki, bases de données, inscriptions)
L’objectif est d’avoir un système identique pour les deux équipes, accessibles aux membres du conseil d’administration, aux orgas, et aux joueurs.
Sham, Julien, Jérôme, Yannick, Vestre Reynio, responsable de cette commission :Sham.


3Commissions inscriptions administratives :

Objectif  : mettre en place et gérer les inscriptions administratives pour l’association.
Reynio , Dom et Sham.

4Commission costumes et décors :
Saï, Dom, Thomas, Mickey et Saï



Changement de nom de l’association :
Rappel : un sujet a été posté sur le forum pour faire des propositions avec une adhésion à gagner à la clé.
Modalités de vote : les membres présents sélectionnent trois noms dans la liste de propositions du forum. La décision finale appartiendra au CA.
A l’unanimité, les membres présents décident de supprimer certains noms de la liste. Les propositions sont expliquées par les membres qui les ont faites. Restent les noms suivants :
Arkanéa, Concile des rêves, chronique des mondes perdues, Imago mundi, Khonsou, Arènes Arcaniques, les deux lunes, l’arc de Janus, les fastes des deux lunes, Taouy, double lune ,miroir quantique.

Après le vote restent trois noms en liste :

Arkanea
Khonsou
Concile des rêves.

Après le vote du CA le nom choisi est Khonsou 
Khonsou est le dieu de la Lune dans la mythologie égyptienne , son nom signifie le voyageur, il luttait contre les forces des ténèbres et décidait du destin des hommes dont il prenait soin.